とあるフリーランスのタスク管理


ふと思い至って、自分の仕事の仕方を整理する意味で、スケジュールの組み方というか、タスク管理の仕方を書いてみる。

ToDoリストや案件の進捗管理・メモには、WordPressのP2テーマを使ってる。
・管理画面にログインしなくてもすぐ投稿できる・編集も楽。
・タグで管理できる
と気軽に使えるため、もう6年も使ってる。
当然ながら、自分しか閲覧できないようにしてる。

ToDoリスト作り(昨日の残タスクのコピペ+メールチェックして新タスクの整理)

朝。「日報」タグで、案件名、作業、予想工数(15、30、60、120分)、を書いて、優先順位を決める。


・案件A電話で確認(15)
・案件B修正(30)
・案件Cコーディング(120)

工数は15分、30分、60分、90分、120分、半日くらい。
慣れないうちは予想工数の2〜3倍になる傾向が多いし、定期更新の仕事や差し込み、緊急対応、ハマって思わぬ工数の追加、ただの不調などがあるので、1日8時間稼働するとしても、6時間できれば十分だと考えた方がいい。
また新規の打ち合わせが入る場合も当然ある。その前の準備に30分、往復2時間、打ち合わせ1時間としても、4、5時間は取られる。キツキツのスケジュールだと、そういったものにも対応しづらくなる。
何かしらの形でお声がけいただいた場合、できれば3営業日〜5営業日くらいのうちに打ち合わせをしたい。

リストが多い場合は「制作」「事務」「連絡」などとカテゴリ分けする場合もある。
事務、連絡は短時間で終わるし、まとめてやったほうが早い。

各タスクが終わったら

各タスクが終わったら、
済:案件A電話で確認(15) 〜10:15
と実際にかかった工数と、時間を記入、済マークをつけて、最後の行に回す。
「済」マークをつけるのは、精神衛生上、大変非常によろしい。
終わらなかったタスクは、明日の日報にコピペ。

案件中のメモ・案件終了後

電話でヒアリングした修正内容や、制作時に参考にしたサイトなどを「制作メモ-案件名」タグでまとめてる。
やったことないというか、書いてて思いついたが、できれば案件ごとに工数をちゃんとまとめて、請けた金額と工数で時給を割り出すとこまでできると最高。
あと案件終了後、前述の通り総工数の計算と請けた金額で時給を計算。その他、反省点を書いておいて、たまに振り返ると非常に役にたつ。

案件全体の管理

2週間〜3週間に一度、「案件管理」タグで、
・全案件の進捗状況
・今月の支払い額(家賃、クレジット、外注費等)
・今月末の入金予定
・今後の案件予定
を書き出す。

その他の使い方

最近は「体調」タグを使って、簡単に就寝時間・起床時間、食事内容、体調を記載するようにしてる。

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